7 Contoh Surat Resmi dan Penjelasannya Secara Lengkap

Pada dasarnya surat terdiri dari surat resmi dan surat biasa. Kedua jenis surat tersebut memiliki perbedaan dari cara penulisannya sampai bahasa yang dipakainya. Untuk surat resmi, tentu bahasa yang digunakan ialah bahasa yang resmi. Sementara untuk surat yang menggunakan bahasa sehari hari ialah surat biasa.

Jika anda ingin melamar pekerjaan, tentu surat lamaran kerja yang digunakan ialah surat resmi. Sementara jika anda ingin membuat surat ijin tidak masuk sekolah, inipun juga tergolong surat resmi. Namun contoh surat resmi tak hanya itu saja karena masih ada banyak surat resmi lainnya yang bisa anda temukan dalam kehidupan sehari hari. Selain itu ada banyak surat resmi diantaranya contoh surat kuasa, contoh surat penawaran, contoh surat pengunduran diri dan sebagainya.

Pengertian Surat Resmi

contoh surat resmi

 

Pengertian surat resmi adalah surat yang dikeluarkan perseorangan, instansi, dan organisasi tertentu dan bersifat formal maupun yang memiliki kepentingan resmi. Biasanya yang menggunakan surat resmi ini adalah sebuah instansi ataupun perusahaan.

Fungsi Surat Resmi

Ada banyak fungsi surat resmi yang akan memberi kemudahan bagi penerima surat maupun yang memberikan surat resmi tersebut. Fungsi surat resmi diantaranya ialah:

Sebagai Sarana Berkomunikasi

Surat resmi telah digunakan sejak lama dari sebelum ada teknologi canggih seperti sekarang ini. Fungsinya sebagai alat komunikasi jarak jauh dan hingga sekarang ini surat digunakan dalam kepentingan formal misalnya surat resmi ini.

Sebagai Dokumen Tertulis

Pada suatu instansi, pasti membutuhkan yang namanya dokumen tertulis yang dijadikan sebagai bukti administrasi. Surat resmi ini sangat penting adanya karena dijadikan sebagai bukti tertulis untuk digunakan.

Sebagai Pedoman Kerja

Fungsi surat resmi selanjutnya ialah untuk pedoman kerja. Di suatu perusahaan, pedoman kerja harus mengacu pada sebuah surat yang sudah disepakati pihak bersangkutan misalnya surat kontrak kerja. Semua hal tentang pedoman kerja sudah tertulis jelas didalam surat kontrak kerja.=

Sebagai Wakil Penulis

Surat adalah salah satu cara yang digunakan dalam menyampaikan informasi terhadap orang lain maupun instansi. Terutama ketika pengirimnya tak dapat menyampaikan informasi secara langsung pada pihak yang dituju, sehingga surat tersebut sebagai wakilnya.

Sebagai Keterangan

Fungsi keterangan ini digunakan sebagai penjelas keadaan ataupun keterangan pihak pengirim. Misalnya surat keterangan lulus, kemudian surat keterangan tidak mampu maupun surat keterangan izin mendirikan bangunan. Dalam surat keterangan tersebut menjelaskan jika seorang tersebut sudah lulus, kemudian tidak mampu dan orang yang izin untuk mendirikan bangunan.

Sebagai Jaminan

Surat ini berfungsi untuk jaminan keamanan atau jaminan tertentu yang bertujuan melindungi yang bersangkutan. Contohnya adalah surat perjanjian yang digunakan untuk jaminan tanggung jawab dari pihak satu dengan lainnya.

Format Penulisan Surat Resmi

cara penulisan surat resmi

Untuk mengetahui surat resmi secara detail, anda bisa melihatnya dari format penulisan surat resmi (write a formal letter) dibawah ini:

1. Ada Kop Surat (jika dikeluarkan oleh suatu lembaga)

Yang disebut dengan kop surat ataupun kepala surat ialah identitas suatu instansi (baik perusahaan ataupun organisasi) pihak pengirim surat agar yang menerima surat tersebut mengetahui siapa pengirimnya. Letak Kop surat berada di atas surat.

2. Mengunakan Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal

Nomor Surat
Perbedaan yang sangat mencolok antara surat resmi dengan surat biasa adalah berada dibagian nomor surat, lampiran dengan perihalnya. Fungsi nomor surat adalah :

  • Berfungsi untuk mengelompokkan surat sesuai jenis isi suratnya.
  • Memudahkan pencarian surat.
  • Memudahkan dalam penyimpanan administratif.
  • Memudahkan pengontrolan frekuensi pada pengiriman surat.
  • Sementara pembuatan nomor surat harus memperhatikan beberapa hal berikut ini :

a. Nomor surat tersebut dikeluarkan berdasarkan urutan surat, dan dihitung dari nomor paling akhir pembuatan surat.
b. Sedangkan kode kedudukan surat seperti KEl yakni Surat keluar (mencantumkan Bulan dan tahun pembuatannya)
c. Kode tujuan surat, seperti SPK atau (Surat Perintah kerja ).

Contohnya :

Nomor : 017/ SPK/III/2016
017        : Menunjukkan surat yang ke -17
SPK       : Adalah Surat Perintah Kerja
III           : dibuat dibulan ke-3 (Maret)
2016      : Dibuat tahun 2016

3. Lampiran

Anda harus menyertakan lampiran jika ada. Akan tetapi bila tidak ada, anda bisa memberi tanda (-).

4. Ada Salam Pembuka dan Penutup Resmi

Contoh salam pembuka misalnya: Hormat saya, dan Assalamu’alaikum.

5. Menggunakan Bahasa Baku

Yang dimaksdu dengan bahasa baku ialah bahasa yang sudah sesuai pada kaidah bahasa Indonesia yang mengacu dengan  Ejaan Bahasa Indonesia atau (EBI) dan Kamus Besar bahas Indonesia atau (KBBI ).

6. Memberikan Cap atau Stempel dan Tanda Tangan

Selanjutnya ialah cap atau stempel sebagai penguat pada tanda tangan sebuah instansi atau perseorangan. Stempel tersebut akan dibubuhkan tepat diatas tanda tangan pengirim suratnya.

7. Menggunakan Format Tulisan Tertentu (Tidak bebas)

Sedangkan format tulisannya juga ditentukan pada bagian bagian dari surat resmi itu sendiri sehingga tidak asal menulis.

Jenis-jenis Surat Resmi

jenis surat resmi
weatherwings.blogspot.com

Ada banyak jenis surat resmi yang bisa anda ketahui. Fungsi surat resmi juga bermacam macam sesuai dengan tujuan surat resmi dibuat. Untuk mengetahui apa saja jenis surat resmi itu, langsung simak berikut ini.

1. Surat Undangan

Jenis surat resmi yang sering anda jumpaiialah surat undangan. Jenis surat iniialah surat yang tujuannya untuk mengundang suatu instansi atau seseorang dengan kepentingan tertentu. Misalnya surat undangan rapat, surat undangan pernikahan serta surat undangan suatu acara lainnya.

2. Surat Panggilan

Tujuan surat panggilan ialah memanggil seseorang maupun instansi pada instansi lain dalam kepentingan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, dan surat panggilan interview.

3. Surat Edaran

Selanjutnya ialah surat edaran merupakan sebuah surat dari instansi tertentu yang isinya informasi bagi kalangan tertentu. Contohnya adalah surat edaran pengumuman tentang libur sekolah.

4. Surat Keputusan

Surat keputusan adalah Surat yang dikeluarkan oleh instansi yang berisi tentang keputusan tertentu kepada  anggota instansi. Semisal Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan, Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus. Surat ini

5. Surat Keputusan

Jenis surat resmi selanjutnya ialah surat keputusan. Yakni surat yang telah dikeluarkan suatu instansi dan isinya terkait keputusan kepada anggota instansi. Contohnya saja ialah Surat Keputusan tentang Pengangkatan Karyawan, dan Surat Keputusan tentang Pengangkatan Pengurus. Biasanya surat ini di singkat SK.

6. Surat Perintah

Surat resmi selanjutnya ialah Surat perintah. Yakni surat yang berisi perintah tertentu, yang berasal dari suatu instansi untuk instansi lainnya. Contohnya ialah surat perintah untuk lembur.

7. Surat Kuasa

Surat resmi lainnya ialah surat kuasa. Yakni surat yang isinya mengenai pemberian wewenang oleh suatu instansi ataupun perseorangan pada acara tertentu.  Misalnya surat kuasa untuk pengambilan uang pada Bank tertentu.

8. Surat Perjanjian Kontrak Kerja

Surat resmi ini dibuat suatu perusahaan bertujuan untuk perjanjian pada calon karyawan. Isi surat ini ialah mengenai pernjanjian dan hak maupun kewajiban antara pihak perusahaan dengan pihak karyawan.

9. Surat Niaga

Surat resmi ini merupakan surat untuk transaksi antara pihak penjual dengan pembeli yang jumlahnya sangat tinggi. Misalnya Surat pembelian tanah dan surat pembelian rumah.

Contoh Surat Resmi Perusahaan

Jika anda ingin membuat surat resmi perusahaan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan surat resmi tersebut. Untuk mengetahui apa saja yang dimuat didalamnya, anda bisa melihat contoh surat resmi perusahaan dibawah ini.

MAJU MAKMUR
Jl. Panglima Sudirman nomor 17 Jakarta Pusat
Telp/Fax: 021-567890 Email: [email protected]
—————————————————————————————

Nomor        : 011/URP/MB/III/2017
Lampiran   : –
Hal              : Undangan Rapat Perusahaan
Yth.

Bpk. Satrio S.kom
HRD CV. MAJU MAKMUR Cabang Pedurungan
Di Tempat

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan CV. MAJU MAKMUR, kami bermaksud mengundang Bapak untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal   : Selasa, 17 April 2017
Waktu                : 13.30-14.00
Tempat              : Kantor CV. MAJU MAKMUR

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak. Atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 10 April 2017
Hormat kami,

 

Muhammad Sudirman

(Direktur)

Contoh Surat Resmi untuk OSIS

contoh surat resmi OSIS
wallpaperhd99.blogspot.com

Contoh Surat Resmi Sekolah

Instansi sekolah kerap sekali membuat surat resmi untuk tujuan tertentu. Misalnya untuk tujuan rapat, atau lainnya. Jika anda salah satu karyawan TU yang masih pertama bekerja, bisa melihat contoh surat resmi sekolah dibawah ini.

PEMERINTAHAN PROPINSI JAWA TIMUR

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) NEGERI 1
Jl. Yossudarso gang 1 Kota Tulungagung
Telp (0321) 552-23156 Email : [email protected]
————————————————————————————
Nomor      : 03/SMAN1/X/2016
Lampiran  : –
Perihal      : Reuni Akbar XII SMAN 1

Yth.

Alumni angkatan 2011-2016
SMA Negeri 1 Tulungagung

Salam Sejahtera,

Dalam rangka memperingati ulang tahun SMA Negeri 1 Tulungagung ke -11, kami selaku pengurus OSIS akan mengagendakan acara “Reuni Akbar XII”. Oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada:

Hari/tanggal                : Selasa, 15 Desember 2016
Waktu                         : 08.30 – 11.00 WIB
Tempat                       : Aula Serba Guna SMA Negeri 1

Mengingat pentingnya acara tersebut, diharapkan  kehadirannya tepat pada waktunya. Demikian udangan ini, atas  partisipasinya kami ucapkan terimakasih.

 

Mengetahui  :

Kepala Sekolah SMA Negeri 1 TA.                                       Ketua Osis SMA Negeri 01 TA.

ANDI SUDIBYO
NIP : 122296119946729                                                                          Heri

Contoh Surat Dinas Resmi

contoh surat dinas resmi
mujahidahilmiy89.wordpress.com

Contoh Surat Resmi dalam Bahasa Inggris

Surat resmi tidak hanya ada dalam bahasa Indonesia saja. Terkadang sebuah perusahaan juga menginginkan agar pelamarnya mengirimkan surat resmi dalam bahasa inggris. Namun apa jadinya jika anda bukanlah seorang yang mahir dalambahasa inggris? Untuk bisa menulisnya, anda bisa melihat contoh surat resmi dalam bahasa inggris dibawah ini:

MAJU SEJAHTERA
Jl. Panglima Tendean no. 21 Kota Baru
No telp. 4321008
—————————————————————————
Number: 044/Des/2017 18th Desember, 2017
Subject: Meeting Request
Appendix: –

Dear:

Mr. Mario
Manager Marketing
MAJU SEJAHTERA

With respect,

To celebrate the anniversary ceremony of our company, through this letter we invite all managers of PT. MAJU SEJAHTERA to attend the preparation meeting which will be held on:

Day / date: Thursday / 18th December 2017
Hours: 10:00 to 11:00 pm
Venue: Multipurpose Hall

Because you are a committee in this agenda, we hope that you will be able to come. Thanks for your attention.

Sincerely
Ahmad Fauzi

Chairman of the Committee

Contoh Surat Undangan Resmi Pemerintah

contoh surat undangan resmi
www.ilmubahasa.net

Surat resmi undangan rapat bukan hanya ada di dalam perusahaan saja melainkan di universitas juga. Untuk membuat surat undangan rapat, anda bisa melihat contoh surat resmi undangan rapat di bawah ini.

Contoh surat resmi undangan di kampus.

UNIVERSITAS PANGKALAN BELAJAR
FAKULTAS BAHASA DAN SASTRA INGGRIS
Jalan Jokotole Simpang Tiga No. 321 Telp. (0341) 8668777 Surabaya 60112
——————————————————————–
No : 05/142/123/2017
Hal : Undangan Rapat
Lampiran : – –

Kepada
Yth, Dosen Fak. Bahasa dan Sastra Inggris
Universitas Pangkalan Belajar
Jl. Ahmad Dahlan No. 123 A
Surabaya

Dengan hormat,

Bersama dengan datangnya surat ini kami mengundang Bapak / Ibu agar dapat menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :

Hari / Tanggal : kamis / 07 juli 2017
Pukul : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Gedung Sasana Universitas Pangkalan Belajar Lantai 3
Acara : Rapat Pembahasan Acara Pertukaran Mahasiswa

Demikianlah surat undangan ini kami buat, besar harapan kami agar Bapak / Ibu dapat menghadiri acara tersebut di atas pada tepat waktu agar acara tersebut bisa berjalan lancar. Atas waktu dan perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

NB : Untuk Bapak / Ibu Dosen agar membawa berkas mahasiswa yang akan melaksanakan pertukaran mahasiswa
Hormat Kami.,

Kepala Bagian
Fak. Sastra dan Bahasa Inggris

Drs. Djamaluddin M.Pm

Demikian penjelasan mengenai contoh surat resmi, semoga bisa bermanfaat dan bisa jadi referensi juga.

Tinggalkan komentar